Povinnosť e-shopov registrácie ich informačných systémov na Úrade na ochranu osobných údajov

Tento zákon na jednej strane od značnej miery kopíruje súčasne platný zákon o ochrane osobných údajov, na druhej strane však prináša aj nové povinnosti.

S obrovským množstvom osobných údajov, ktoré sa týkajú zákazníkov, zamestnancov alebo obchodných partnerov, pracuje takmer každý podnikateľ.

Zodpovedná osoba

Zavedenie poplatkov za registráciu informačných systémov

Registrácia informačných systémov

Podlieha náš informačný systém registrácii?

Registrácii podliehajú informačné systémy, v ktorých sa spracúvajú osobné údaje úplne alebo čiastočne automatizovanými prostriedkami spracúvania (len v počítači alebo aj v počítači, aj v papierovej podobe), ak sa na ne nevzťahuje niektorá z výnimiek z registrácie.

Výnimky z registrácie:

  -  informačný systém podlieha osobitnej registrácii
  -  máte poverenú a na úrade nahlásenú zodpovednú osobu alebo máte povinnosť poveriť a nahlásiť zodpovednú osobu
  -  obsahujú osobné údaje o členstve osôb v občianskom združení alebo odborovej organizácii, a ak tieto osobné údaje spracúvajú a využívajú výlučne pre svoju vnútornú potrebu,  alebo obsahujú osobné údaje o náboženskej viere osôb združených v štátom uznanej cirkvi alebo náboženskej spoločnosti a ak tieto osobné údaje spracúva cirkev alebo náboženská spoločnosť a využíva ich výlučne pre svoju vnútornú potrebu, alebo obsahujú osobné údaje o členstve osôb v politickej strane alebo v politickom hnutí, ktoré sú ich členmi, a ak tieto osobné údaje spracúva politická strana alebo politické hnutie a využíva ich výlučne pre svoju vnútornú potrebu
  -  osobné údaje sa spracúvajú na základe osobitného zákona, alebo viacerých osobitných zákonoch, ktoré určujú účel, spôsob a zoznam alebo rozsah spracúvaných osobných údajov (napr. personálny a mzdový informačný systém, kamerový informačný systém, informačný systém o žiakoch, ktorý vedie škola, informačný systém o pacientoch, ktorý vedie zdravotnícke zariadenie, atď.)

Ako prihlásiť informačný systém na registráciu?

Prevádzkovateľ je povinný vyplniť Žiadosť o registráciu

  -   prostredníctvom internetovej stránky úradu, odoslať prostredníctvom internetu úradu (po vyplnení žiadosti stlačiť tlačítko generovať žiadosť v pdf), vytlačiť, podpísať, opatriť pečiatkou, priložiť prílohu, v ktorej uvedie popis podmienok spracúvania osobných údajov, zaslať úradu doporučenou zásielkou, alebo prostredníctvom elektronickej podateľne, opatriť zaručeným elektronickým podpisom, alebo
  - vytlačiť prázdnu Žiadosť o registráciu a vyplniť, podpísať, opatriť pečiatkou, priložiť prílohu, v ktorej uvedie popis podmienok spracúvania osobných údajov, zaslať úradu doporučenou zásielkou
  -  a zaplatiť správny poplatok (bližšie informácie k plateniu správnych poplatkov ).

Je potrebné k registračnému formuláru priložiť nejaké ďalšie dokumenty?

Áno, k registrácii sa úradu doručuje príloha s popisom podmienok spracúvania osobných údajov. V prípade ak registráciu vybavuje niekto iný ako prevádzkovateľ (napr. advokátska kancelária), v tom prípade je potrebné s registračným formulárom doručiť aj splnomocnenie.

Kedy môžem začať spracúvať osobné údaje v informačnom systéme, ktorý prihlasujem na registráciu?

Prevádzkovateľ prihlási informačný systém na registráciu pred začatím spracúvania osobných údajov. Nie je však potrebné čakať na doručenie potvrdenia o registrácii, je možné začať spracúvať osobné údaje po odoslaní formulára na úrad.

Pokyny na vyplnenie žiadosti o registráciu a osobitnú registráciu

Registráciou e-shopu na Úrad na ochranu osobných údajov SR to však nekončí. Na váš internetový obchod musíte na viditeľné miesto uviesť informáciu o tom, že ste na úrade zaregistrovaní a pod akým číslom, rovnako je potrebné zverejniť aj prehlásenie, že so získanými osobnými údajmi narábate v súlade so zákonom č. 428/2002 Z.z. o ochrane osobných údajov: