Elektronické formuláre: Len spoločne to zvládneme

Bratislava 14. februára (OTS) - Od najbližšieho septembra budú školy žiadať o peniaze už len elektronicky. Novela školského zákona 187/2017 Z. z. totiž ustanovuje, že údaje potrebné na určenie výšky financovania sa budú zadávať do centrálneho registra, ktorým pre školy je Rezortný informačný systém (RIS). Školy budú výkazy vypĺňať v prostredí školských informačných systémov, z ktorými už dnes pracujú. Postupne by malo odpadnúť prácne vypisovanie papierových formulárov, keďže tieto automaticky vygeneruje informačný systém zo zaslaných dávok.


Elektronické zadávanie údajov je síce pre školy zákonnou povinnosťou, pre zástupcov škôl sú však dôležitejšie výhody, ktoré im má nový systém priniesť. Vedenie školských zariadení bude mať k dispozícii relevantné informácie v štruktúrovanej podobe, školy budú dostávať financie adresnejšie, a odpadne aj administratíva. O rozhovor sme požiadali Annu Záhorčákovú, obchodnú riaditeľku spoločnosti DITEC, prevádzkovateľa systému.

Od septembra 2018 bude elektronický zber dát pre financovanie škôl povinný. Už vlani sa však do systému zapojilo vyše šesť tisíc škôl. Aké sú skúsenosti predstaviteľov škôl s elektronickým zberom?
Tento zber dát sa vykonáva prostredníctvom školských informačných systémov. Dnes drvivá väčšina škôl používa systémy eŠkola a aScAgenda. Je ešte viacero vecí, ktoré treba podoťahovať, najdôležitejšie sú však výrazné pokroky škôl v úspešnosti zadávania údajov. Do elektronického zberu sa zapája čoraz viac škôl. Kým v roku 2015 vyplnilo formuláre 73 percent všetkých škôl, v roku 2017 to už bolo 94 percent. Zároveň, v roku 2016 bola štvrtina všetkých prijatých dávok s problémami, tento rok to už bolo necelého pol percenta. Neustále sa zlepšuje aj naša spolupráca s poskytovateľmi školských systémov.

Prečo by mal byť nový spôsob zberu údajov pre financovanie škôl a školských zariadení pre ich predstaviteľov výhodný?
Rezortný informačný systém je robustný nástroj, ktorý zjednotí a zrelevantní dáta o deťoch, žiakoch, poslucháčoch a zamestnancov v školách a školských zariadeniach, pričom budú jednoduchšie odhaliteľné úmyselne, či neúmyselne nesprávne zadané údaje. Od budúceho roka totiž bude RIS jediným referenčným zdrojom dát.
Podobne ako e-maily postupne nahrádzajú pohľadnice, aj vypisovanie papierových formulárov na úradoch postupne ustúpi elektronickej komunikácii. Zadávanie dát do užívateľsky komfortného prostredia v školských systémoch, ktoré už dnes školy používajú, šetrí čas venovaný administratíve - je to komfortnejšie a rýchlejšie. Je pravda, že elektronický zber bude od najbližšieho septembra zákonnou povinnosťou, v prvom rade to má riaditeľom škôl priniesť nové možnosti. Úspory času na vypisovanie formulárov, ale aj lepšiu informačnú bázu. V systéme má napríklad každý žiak svoje údaje spojené s individuálnym EDUID. Systém bude mať v praxi veľkú využiteľnosť, ktorá časom bude ďalej stúpať. Napríklad, keď dnešný žiak základnej školy v budúcnosti prejde na strednú školu, riaditeľovi bude stačiť zadať jeho číslo a dostane sa ku všetkým jeho údajom, ktoré dnes museli žiaci, ich rodičia alebo pracovníci škôl vypisovať manuálne.

Tento školský rok bol teda posledným testovacím. Splnil svoj cieľ?
Hlavným cieľom bolo preverenie funkčnosti prepojenia zberu do centrálneho registra s generovaním výstupov aj pre formuláre EDUZBER, výkazu V40, výkazu V4, a následné doladenie automatizácie výpočtov týchto výkazov - aby predstavitelia škôl nemuseli údaje zadávať dvakrát a šetrili čas.
Miera prekrytia dát je pri výkaze V40 vyššia ako pri výkazoch EDUZBER-u, kde odchýlky nastávajú najmä pri špecifických údajoch. Sú však spôsobené skôr rozdielnou terminológiou a metodikou než chybným zberom dát.

Aké najčastejšie problémy ste zaznamenali?
Približne štyri percentá škôl omylom vykázali nulový počet žiakov a tri percentá nulový počet zamestnancov. Toto je pravdepodobne spôsobené nepozornosťou, keď si predstavitelia škôl neskontrolovali zadávané údaje.
Chybovosť mohol spôsobiť časový faktor, pretože najviac škôl si nechalo odoslanie dávok na posledné tri dni, a niekoľko desiatok škôl zastalo údaje po termíne.
Ďalším dôvodom bola často nejasnosť terminológie, alebo prenášanie zvykov z iných administratívnych činností, keď zástupcovia škôl boli ešte z minulosti naučení rôzne formuláre vypĺňať inými spôsobmi. Dva vypuklé ukazovatele sú žiaci vo väzbe, kde užívatelia medzi uväznených zaradili aj deti z materských škôl, a napríklad aj frekventanti športových tried zo sociálne znevýhodneného prostredia. Pri prvej tohtoročnej dávke ich školy v rámci RIS-u vykázali 21 204, pričom v EDUZBER-e bolo zaznamenaných iba 167 takýchto žiakov. Po úprave o mesiac neskôr a vyjasnení terminológie sa tento výrazný nepomer nevyskytol.

Môžu si predstavitelia škôl skontrolovať, či údaje zadali správne?
Na stránke http://crinfo.iedu.sk/vykazy/ si školy môžu skontrolovať, či zadané údaje do centrálneho registra súhlasia s hodnotami, ktoré vykazujú v rámci EDUZBER-u alebo výkazu V40. Vopred ďakujeme za spätnú väzbu - ak treba ešte niečo vylepšiť, najlepšie je o tom dozvedieť sa priamo od používateľov. Navyše, teší nás záujem škôl, lebo úspešní môžeme byť len spoločným úsilím.

Čo je teda poučenie z minulosti a čo ešte treba urobiť?
Z predchádzajúcich skúseností vieme, že je dôležité predstaviteľov škôl informovať viacerými kanálmi. Počas dvojtýždenného obdobia na konci septembra, kedy zber dát prebieha, sú konzultanti DITEC-u k dispozícii na call centre rezortu školstva. Vlani sme do zberu zapojili aj externé call centrum, ktorého úlohou bolo obvolávať školy bez poslanej dávky. Tých škôl, ktoré sa zapojili do zberu, sa pýtali aj na dôvody. Najčastejším bol nedostatok času, za ním nasledovala neinformovanosť a technické problémy.
Medziročný pokrok v zapojení škôl je skutočne výrazný, ale treba si uvedomiť, že najbližšiu jeseň je už nutná účasť všetkých 100 percent škôl a školských zariadení. A aby boli dáta zadané správne. Preto je dôležitá ďalšia edukácia. V spolupráci s ministerstvom školstva, vedy výskumu a športu plánujeme zorganizovať sériu workshopov po Slovensku na tému "Ako zadávať dáta do RIS-u a ako ich kontrolovať". Tieto workshopy navrhujeme začať hneď po záväznom verifikovaní metodík zadávania a výpočtov jednotlivých parametrov.


Elektronický zber údajov v posledných troch rokoch (Zdroj: DITEC)

Školy	zaradené do zberu	neposlali dávku	zaslali dávku
2017
Počet	6 892	418	6 474
Percentuálny podiel	100%	6%	94%
2016
Počet	6 888	576	6 312
Percentuálny podiel	100%	8%	92%
2015
Počet	6 886	1890	4 996
Percentuálny podiel	100%	27%	73%

Zdroj: Teraz.sk, spravodajský portál tlačovej agentúry TASR