Ako neurobiť krok vedľa pri implementácii ERP systému

To ale dosiahnete len vtedy, keď vyberiete to správne riešenie a zároveň úspešne zvládnete náročný proces implementácie.

Pokiaľ si chcete úspech poistiť aj vy, určite nepohrdnete niekoľkými dobre mienenými radami. A presne tie vám poskytneme v nasledujúcich riadkoch, spísaných na základe našich skúseností s vývojom a implementáciami modulárneho ERP systému Money ERP. Tento systém určený pre malé a stredné podniky vyvíjame už viac ako 15 rokov, a za tú dobu naši konzultanti dotiahli do konca stovky projektov pre firmy rôznych odborov a veľkostí.

„O zákazníkov Money ERP sa starám už 5 rokov. Za ten čas sa mi veľa krát potvrdilo, že pre správny výber a implementáciu ERP systému je dôležité, aby zákazník presne vedel, čo od systému očakáva. Dôležité je vytvoriť si dostatočný časový priestor na predimplementačnú fázu, počas ktorej analyzujeme interné procesy. Počas samotnej implementácie je nevyhnutné venovať dostatočný čas aj príprave dát pre migráciu do nového ERP systému. To pomôže zákazníkom vyhnúť sa zbytočným komplikáciám a zdržaniam pri nasadení ERP systému,“ hovorí konzultant Pavol Petráš.

Keďže sa našim klientom venujeme aj dlhodobo po skončení implementácie, máme bohaté skúsenosti aj s následnou podporou prevádzky systému a jeho prispôsobením požiadavkám rastúcich firiem. Ak si teda v najbližšej dobe plánujete zaobstarať ERP systém, nasledujúce riadky vám pomôžu klásť tie správne otázky.

Nastal ten správny čas?

Podnikový systém je významnou a dlhodobou investíciou, a jeho zaobstaranie by tak nemalo byť nárazové rozhodnutie. Zvyčajne si ERP systémy zaobstarávajú firmy s jasnou predstavou o tom, kde v ich procesoch existuje priestor na zlepšenie a aké konkrétne zlepšenia má systém priniesť. Vo všeobecnosti však platí, že na implementáciu je správny čas, keď:

-        vám administratíva prerastá cez hlavu a strácate sa v excelovských tabuľkách či papieroch,

-        vás údržba e-shopu stojí príliš času, práce, nervov a ručného zadávania dát,

-        vybavovanie objednávok trvá príliš dlho a bojujete s vysokou chybovosťou,

-        máte chaos v sklade, skladové operácie zaberajú príliš veľa času a závisia na ručnom spracovaní dát,

-        používate viacero oddelených systémov a musíte medzi nimi zložito prenášať či prepisovať dáta,

-        nemáte prehľad o plnení úloh naprieč firmou či jej aktuálnou kondíciou,

-        váš súčasný ERP systém už nestačí kapacitou alebo funkciami.

Viete, čo od ERP systému čakáte?

Podnikový systém vám pomôže zefektívniť a automatizovať celý rad firemných procesov, jedno riešenie ale nie je možné aplikovať na každú firmu. Každý podnik má iné potreby dané oborom činnosti, veľkosťou firmy a ďalšími faktormi. V konečnom dôsledku tak môžete od systému vyžadovať:

-        automatizáciu rutinných úkonov,

-        spoľahlivé skladové riadenie,

-        zrýchlenie výdaja objednávok,

-        správu reklamácií a pod.

Dajte dokopy správny výberový tím

Výber ERP systému je natoľko významnou úlohou, že ani najvýkonnejší kolega nemá šancu zvládnuť ju sám. V skutočnosti sa nezaobídete bez spoľahlivého výberového tímu, ktorý:

- stanoví ciele implementácie,

- vyhľadá možných kandidátov,

- preštuduje ich podklady,

- a nakoniec vám odovzdá svoje odporúčanie.

V tíme by mali byť členovia všetkých oddelení, pretože každý úsek má odlišné požiadavky a akcentuje iné funkcie ERP systému.

Výberový tím by mal mať na svoju prácu dostatok času aj prostriedkov a do jeho čela by sa mal postaviť schopný líder kombinujúci manažérske schopnosti s detailnou znalosťou firemných procesov. Práve vedúci tímu ponesie za projekt zodpovednosť a zohrá rolu prostredníka medzi vami a dodávateľom. Netreba dodávať, že tým by mali tvoriť spoľahliví, komunikatívni a aktívni ľudia s hlbokou znalosťou svojich oddelení aj firemných procesov.

Pri zhromaždení požiadaviek klaďte tie správne otázky

Jednou z najdôležitejších fáz celej implementácie podnikového systému, ak nie vôbec najdôležitejšou, je stanovenie presných kritérií pre výber informačného systému. Práve tu pomôže vhodne zvolený výberový tím, s ktorým nájdite odpoveď na tri základné otázky:

1.      Aké má vaša firma ciele, resp. aké firemné procesy či služby chcete zlepšiť?

2.      Aké funkcie váš podnik v súčasnosti potrebuje a aké nedostatky by mal informačný systém riešiť?

3.      Aké funkcie by mal ERP systém prinášať do budúcna v rámci rastu podniku?

S odpoveďami na tieto otázky vo vrecku môžete zhromaždiť konkrétne požiadavky; k nim sa hodí pridať aj kritériá na dodávateľa systému, napr. jeho finančnú stabilitu alebo skúsenosti. Na základe prioritizácie kritérií potom zo zoznamu vytipovaných dodávateľov vyberte tých najnádejnejších.

Čím sa riadi samotný výber ERP systému?

Veľkú časť práce s vytipovaním najlepšieho riešenia odvedie výberový tím postupujúci podľa vyššie uvedených krokov. Ten by mal pri svojej práci zvážiť niekoľko dôležitých otázok, medzi ktoré patria najmä nasledujúce:

1)     Veľkosť vášho podniku: iné potreby má malý e-shop a iné zase veľká firma.

2)     Nevyhnutné a zbytočné funkcie: tu je potrebná rovnováha medzi potrebami firmy a nákladmi na implementáciu.

3)     Napojenie systémov tretích strán: zvládne dané riešenie komunikáciu s externým softwarom?

4)     Nároky na prevádzku a implementáciu: ako dlho implementácia trvá a koľko peňazí a času bude stáť?

Klaďte dodávateľovi informačného systému správne otázky

Solídnosť a spoľahlivosť dodávateľa je prinajmenšom rovnako dôležitá ako kvalita ERP systému samotného. Pri rokovaní so zástupcami dodávateľskej spoločnosti sa preto zaujímajte nielen o to, čo ponúka software, ale tiež o to, akú k nemu môžete čakať podporu alebo doplnky. Konkrétne sa nezabudnite opýtať na nasledujúce:

1)     Ako dlho dodávateľ pôsobí na trhu a aká je jeho finančná stabilita.

2)     Koľko má skúseností s tuzemskými aj zahraničnými projektami.

3)     Koľko má zamestnancov a aké referencie môže ponúknuť.

4)     Aké technológie a platformy používa.

Rovnako sa zaujímajte o to, na ako dlho do budúcnosti dodávateľ s daným ERP systémom počíta, a aké k nemu ponúka doplnkové služby. Sem môže patriť napríklad zákaznícka podpora, poskytnutie vlastného implementačného tímu, prípadne možnosť pracovať so systémom na diaľku.

Nepokazte cieľovú rovinku

So všetkým vyššie uvedeným vo vrecku už zostáva len vybrať finalistu a uskutočniť samotný nákup. Z najnádejnejších kandidátov odporúčame vyberať podľa výsledkov procesnej analýzy (kde vám dodávatelia ukážu, ako sa ERP systém prispôsobí vašim potrebám) a na základe porovnaní celkových nákladov. V tejto fáze sa tiež vyplatí opäť preskúmať referencie so zameraním na spokojnosť a najväčšie výhody podľa názorov zákazníkov.

S dodávateľom víťaza celého výberového procesu spíšte zmluvu, v ktorej bude jasne určená zodpovednosť za prípadné chyby, obchodné podmienky, celková cena a aj všetky relevantné termíny. Po dojednaní a podpise zmluvy sa potom môžete v spolupráci s dodávateľom smelo pustiť do implementácie.

Vašu dôveru nesklameme

Rady uvedené v predchádzajúcich riadkoch vám poslúžia, nech už nakoniec vyberiete akékoľvek riešenie. Pokiaľ sa ale rozhodnete pre Money ERP, naši odborníci zocelení mnohoročnými skúsenosťami aj desiatkami úspešných projektov sa vynasnažia maximálne vám vyjsť v ústrety a postarať sa, aby výsledné riešenie čo najlepšie napĺňalo potreby vášho podnikania. V prípade akýchkoľvek otázok neváhajte kontaktovať našich obchodníkov, ktorí vám detailne popíšu prednosti Money ERP a v prípade záujmu o implementáciu vám odporučia ďalšie kroky.

Zdroj obrázku: one photo / Shutterstock.com