Aj nevítaných hostí treba privítať!

l Každú návštevu, ktorá zavíta do ktorejkoľvek organizácie alebo firmy, treba prijať milo, k hosťom treba pristupovať nezaujato a bez predsudkov. Sekretárka by mala zistiť, či problém, s ktorým sa návšteva uchádza o prijatie, spadá do kompetencie jej nadriadeného.
l Pri príchode návštevy na sekretariát sekretárka nemusí vždy vstať (mala by, ak prichádza osoba s rovnakým alebo vyšším postavením, ako má jej nadriadený). Ak práve telefonuje, nemala by na hostí mávať rukou, aby vošli dnu, ale sa do slúchadla ospravedlniť a privítať návštevu.
l Ak musí návštevník čakať na nadriadeného, kým dokončí telefonát, sekretárka by ho nemala poslať na chodbu alebo dokonca von z budovy. Mala by sa mu chvíľu venovať - nenúteným rozhovorom, ponúknutím novín alebo časopisov a pod.
l Ak príde vopred ohlásená návšteva a nadriadený ešte neskončil s predchádzajúcim bodom programu, nie je vhodné usadiť hostí v jeho pracovni, ani ich poslať čakať na chodbu. Podľa možnosti treba zistiť, kedy sa šéf uvoľní, odovzdať informácie hosťom, ponúknuť im občerstvenie, chvíľu sa im venovať, pričom je vhodné aspoň každých 10 minút preverovať termín prijatia u nadriadeného.
l Ak nastane predchádzajúci prípad, pričom šéf je mimo budovy a sekretárka sa s ním nemôže spojiť a nevie povedať jeho predpokladaný príchod, mala by hosťom ponúknuť alternatívy. Návštevy treba iniciatívne informovať, netreba čakať, kým sa sami začnú pýtať. Hosťom, ktorí sa rozhodli počkať, treba ponúknuť vhodné miesto na sedenie, občerstvenie, noviny a časopisy.
l Rozhnevanú návštevu netreba ešte väčšmi dráždiť skákaním do reči a zľahčovaním, príp. zosmiešňovaním problémov, s ktorými hostia prišli. Je lepšie hostí nechať, aby sa „vyhovorili“, a uznať, čo sa uznať dá. Rozčúlenie a nevyberané slová treba prejsť ignorovaním. Agresívneho hosťa je vhodné usadiť, v sede sa hnev a zlosť znižujú.
l Sekretárka nadriadenému dohodnutým spôsobom ohlasuje všetky návštevy bez ohľadu na to, či je návštevník známy alebo neznámy, domáci alebo hosť.
l Návšteva si vytvára obraz o navštívenej firme prostredníctvom sekretárky, ktorá ho privíta. Preto je vhodné, ak si obe strany budú vzájomne prejavovať úctu nielen správaním sa, ale napríklad aj oblečením a presným dodržiavaním času.

(ja)